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20代向け転職サイト情報まとめ

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総務事務の仕事内容とは?

      2013/10/07

 総務の仕事には、一般的に社内の事務業務と各部門の管理業務を担いますが、その業務領域は、企業規模によりまたは上場しているかどうかにより異なります。

 基本的には、株式総会における総会事務局として株主総会運営から契約書管理まで担う業務と社内の環境整備として、組織管理、不動産、車輌、防災及び防火、関連会社管理、冠婚葬祭手配から備品文具等用度品、郵便物管理、OB会運営管理まで幅広い庶務業務を行います。 

 株主総会運営では、事前に株主分析を行い、各担当が株主からの想定質問に必要な資料を準備します。そして各担当者と模擬練習を行い、質問がきた際には、回答を素早く出せるように準備します。
 総務担当者は、当日の議事進行を助ける役割に徹して、議長の後ろに弁護士と共に臨席して、動議対応、株主の発言や言動に対して議長が発言しやすいように「発言カード」を弁護士との瞬時の判断により議長に差し入れ、各担当者の回答内容を議長に伝達します。また総会終了後には、総会議事録を作成します。
 よって、株主総会担当者は、株主総会に関する商法規定など法律知識を理解する必要があります。

 社内環境整備では、契約書の管理や、社判や代表印の管理だけではなく、庶務業務として郵便物の管理、事務用品や印刷物の管理手配だけでなく社員の冠婚葬祭に伴う手配も行います。
 また企業内の防災防火やBCP関連、不動産及び車両管理などの幅広い業務まで諸々を行います。

 また、経営課題トップ項目である経費削減も総務のタスクとして求められており、限られた経営資源の中で、いかに企業の行方を的確に見極める目を持つことができ経営トップに助言できるかどうかが今後の総務には必要となります。

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