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恥をかく前に知っておきたいビジネスメールのマナーと常識

   

ビジネスメールのマナーを知らないと出世できない!?

 ビジネスメールは、その名の通り、ビジネスの中でやり取りされるメールのこと。つまり、ビジネスメールのマナーや常識を知らないと相手に対して失礼な行動を取る可能性が出てくるのはもちろん、それがきっかけで会社に大損失を負わせてしまう可能性も出てきてしまうほど重要なものなのです。

 ビジネスメールのマナーや常識を知らない人は、出世できないと言っても過言ではありません。20代なら今からでも十分に間に合います。ここでビジネスメールの基本的なマナーや常識を身につけておきましょう。

TO、CC、BCCの違いを把握しよう

 絶対に無視することができないのが、TO、CC、BCCの違いを把握すること。

・TO
 これは非常に単純で、メールの内容を伝えたい相手のアドレスを、このTOの部分に入力すればそれでOK。自分と相手のふたりだけのやり取りの場合にこのTOが使われます。

・CC
 ビジネスメールを送る時、自分と相手のやり取りを誰かに確認してもらう必要がある場合も出てくるでしょう。取引先企業の担当者に送るメールを上司にチェックしてもらったり共有してもらう必要がある場合などです。そんな時にはCCに、メールの内容を確認・共有してもらう人のアドレスを入力します。ここにアドレスを入力された人たちは、メールが送られたことや内容もそうですし、すべての人がすべての人のアドレスや名前を把握することが可能となります。

・BCC
 ここにアドレスを入力すると、そのアドレスにはメールが届きますが、BCCにアドレスが入っている人同士はその事実(他の人に同じメールが送られていることや、他の人のアドレスや名前など)を知ることができません。ここがCCとの違いです。

件名に関する注意点

 メールは大きく分けて、件名と本文で構成されています。その中でも最初に送信相手の目に入るのが件名。この部分によってマナーや常識を持っているかどうかが判断されることもありますから、相手を不快にさせないように配慮しておきましょう。

 件名の部分にメールの内容を一言で表すような言葉や文章を入力します。「来月7日(土曜日)に行われるイベントの件」、「発注書のご確認のお願い」など、そのメールに何が書かれているのかをわかるようにしておきましょう。

 相手からメールが送られ、それに対して返信しようとすると、件名部分に「Re:」とつきますが、これは残したまま返信すべきなのでしょうか、それとも消してから件名を書き直して返信するべきなのでしょうか。

 基本的にはそのままにしておきます。「Re:」が残っていることで、相手に返信であることを一目で伝えることができるからです。ただ、「Re:Re:Re:」と続くような仕様になっている場合には、それを1つにするなどし、見た目が悪くならないような工夫が必要です。

<参考>
面接時に前職の退職理由はどう回答するのがベスト?
20代はキャリア形成の時期
転職だからこそ入社の際に確認すべきこと
20代転職者の円満退職はどうなのか
退社と退職、使うのならどちらが適切か
20代の転職者は内定の返答をどうすべき?

 

 - 円満退職・入社準備

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