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事前に用意しておきたい退職証明書

      2016/04/13

退職証明書とは

 現在働いている会社を離職して新しい会社に入社する場合、退職証明書を求められる場合がほとんどです。それは20代の若い転職者であっても同じですので、事前にしっかりと準備をしておきましょう。

 退職証明書とは、以前勤務していた会社での給与や雇用期間、業務内容や役職そして退職理由などについて記載した書類のことです。転職先の企業は、転職者が本当に以前の職場を退職したのかを確認するためにこれの提示を求めることがあります。

 あなたが退職証明書を求められたということは、他の人も例外なく求められているはず。決してあなた一人が、「本当に履歴書通りの職歴なのか」と疑われているわけではありません。安心しましょう。

 給与や役職なども退職証明書には書かれているわけですから、当然、そうした項目も参考にすると考えられます。中途採用者の場合には能力や実績によって給与に差が出ることがしばしばありますから、企業側としては退職証明書をチェックした上でそれを決定することもあるのです。

 一方で、離職票は失業保険を交付するために必要な書類です。両方とも退職したことを証明するための書類ですが目的が異なるため、混同しないように注意しましょう。

退職証明書の請求について

 一般的には、退職証明書に関しては、会社の人事部や庶務課などで請求する必要があります。退職証明書の交付は労働基準法で定められており、発行しなければ罰金を科せられることもあります。

 そのためきちんとした手続きで発行を請求すれば必ず受け取ることができるでしょう。転職が決まったら時間に余裕を持って発行しておくことをおすすめします。いつ転職先から求められてもいいように、事前に用意しておいてもいいのかもしれません。

 そうすればすぐに提出できますし、「早急に送付してください」などと、前に勤めていた企業に迷惑をかけることも無くなるはずです。

 離職票について少し触れましたが、これは請求せずとも離職すれば会社から送られてきます。こうした受け取り方にも違いがあるので、覚えておいてもいいのかもしれません。

自分で用意することも可能

 独自の退職証明書用紙を用意している企業がほとんどですが、そうでない場合は自分で用紙を作成することも可能です。

 現在ではインターネット上にテンプレートがアップロードされているので、ダウンロードしても良いでしょう。ダウンロード・印刷したものを人事部に持ち込めば必要事項を記入してもらえます。

 退職証明書には給与や雇用期間、業務内容及び役職、退職理由などを書く欄があります。しかし、そのうちの全てを書かなくてはならないということではありません。何らかの事情があって書きたくないように関してはスルーしても構わないのです。それは退職した人が企業側に請求できることであり、企業側もその請求に従う必要があります。

 ただ、どうしても記入しなければならない内容もあります。それに関しては事前に転職先の企業と打ち合わせておくと失敗のない退職証明書の作成ができるでしょう。

 転職先の企業から特に何も指示がない場合には、全ての項目を記載してもらうようにしてください。一つだけ記載していない項目などがあれば、意図的に隠していると勘ぐられてしまい、あなたにとっても何のメリットも生じません。十分に気をつけましょう。

<参考>
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20代はキャリア形成の時期
転職だからこそ入社の際に確認すべきこと
20代転職者の円満退職はどうなのか
退社と退職、使うのならどちらが適切か
20代の転職者は内定の返答をどうすべき?
恥をかく前に知っておきたいビジネスメールのマナーと常識 
 

 - 円満退職・入社準備

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